El cliente
Una empresa de servicios de limpieza y mantenimiento con plantilla distribuida en decenas de centros de trabajo para clientes del sector público y privado. Un equipo de RRHH que gestionaba a más de 200 trabajadores con una combinación de hojas de cálculo, correos electrónicos y anotaciones en papel.
El problema
Vacaciones en un Excel. Contratos en carpetas de correo. Asignaciones de centros apuntadas a mano. El sistema funcionaba, pero al límite de lo sostenible.
Cada baja, sustitución o cambio de centro implicaba actualizar varios ficheros a la vez, cruzar datos entre departamentos y confiar en que nadie hubiera modificado la hoja equivocada. Con el crecimiento del negocio, el margen de error se había vuelto inaceptable.
Necesitaban una herramienta construida exactamente para su modelo de negocio, no un software genérico al que adaptar su forma de trabajar.
Lo que construimos
Diseñamos y desarrollamos desde cero una plataforma web de gestión de RRHH completamente adaptada a su operativa:
- Ficha completa del trabajador — datos personales, historial de contratos, documentación adjunta y saldo de vacaciones en un solo lugar.
- Gestión de centros y asignaciones — qué trabajador está en qué centro, con qué tipo de contrato y desde cuándo, incluyendo sustituciones, motivos de baja y números de contrato anteriores.
- Acceso por roles — RRHH con visión completa, gerencia con su panel de resumen, encargados con acceso exclusivo a sus centros.
- Arquitectura multi-empresa — preparada para gestionar varias entidades del grupo desde una sola plataforma, con aislamiento total de datos entre ellas.
Todo el desarrollo —análisis, diseño, implementación y despliegue— se completó en menos de tres meses. La plataforma opera en infraestructura propia en la nube europea, con copias de seguridad automáticas diarias y datos que nunca salen de servidores de la Unión Europea.
El resultado
El equipo de RRHH pasó de dedicar horas semanales a cruzar datos entre ficheros a disponer de una fuente de verdad única, actualizada en tiempo real.
- Los encargados consultan asignaciones de sus centros desde cualquier dispositivo sin llamar a la oficina
- La gerencia tiene visibilidad completa de la plantilla sin depender de informes manuales
- Una sustitución urgente: antes cuatro ficheros y tres personas. Ahora un campo en un formulario
"Llevábamos años haciendo malabares con el Excel. Ahora cualquier cambio en la plantilla está disponible para todo el equipo en el momento en que se registra."